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giovedì 22 gennaio 2009

Libro Unico Lavoro (3 parte)

Elenchi riepilogativi mensili
E’ eliminato l'obbligo di riepilogo mensile delle retribuzioni (art.4, comma 1, DM 9 luglio 2008), mentre è attribuito al personale ispettivo, in occasione dell'accesso in azienda, il potere di richiedere ai datori di lavoro che occupino oltre dieci lavoratori oppure operino con più sedi stabili di lavoro di esibire appositi elenchi riepilogativi mensili riferiti:

- al personale occupato - anche in merito ai soggetti che risultano iscritti nel libro unico del lavoro senza percepire alcuna retribuzione o compenso o senza svolgere alcuna prestazione lavorativa - ;

- ai dati individuali relativi alle presenze, alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati all'ultimo periodo di registrazione sul libro unico del lavoro, anche suddivisi per ciascuna sede di lavoro.

Ai fini del calcolo dei lavoratori (art.5, comma 2, DM 9 luglio 2008) si devono computare:
- i lavoratori subordinati, a prescindere dall'effettivo orario di lavoro svolto;
- i collaboratori coordinati e continuativi;
- gli associati in partecipazione con apporto lavorativo.
iscritti sul libro unico del lavoro e risultino ancora in forza al momento della commissione dell'illecito, nonché:
- i lavoratori occupati "in nero" nel periodo di riferimento, il cui rapporto di lavoro sia riconducibile ad una delle tipologie contrattuali iscrivibili nel libro unico del lavoro.

Il personale ispettivo ha altresì la facoltà di richiedere gli elenchi riepilogativi mensili relativi ai cinque anni che precedono l'inizio dell'accertamento, dovendo però aver cura di verificare, caso per caso, la materiale possibilità di realizzazione e di esibizione degli stessi da parte del datore di lavoro, del consulente del lavoro o del servizio o centro di assistenza della associazione di categoria (art.4, comma 2, DM 9 luglio 2008).
L'omessa esibizione dei suddetti elenchi riepilogativi mensili non è soggetta a sanzione pecuniaria amministrativa.

Obbligo di conservazione
Il datore di lavoro ovvero il consulente del lavoro, i professionisti autorizzati o i servizi e centri di assistenza delle associazioni di categoria che detengono il libro hanno l'obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni dalla data dell'ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (art.6, comma 1, DM 9 luglio 2008).

E’ peraltro, estende il medesimo termine di conservazione, per la durata di cinque anni dalla ultima registrazione, ai libri obbligatori in materia di lavoro dismessi in seguito all'entrata in vigore della semplificazione di cui al Decreto Legge n. 112 del 2008 (art.6, comma 2, DM 9 luglio 2008).
La mancata conservazione del libro unico, ma anche dei libri preesistenti ora dismessi, per il periodo indicato è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da euro 100 a euro 600 (art.39, comma 7, D.L. n. 112/2008).
La diffida obbligatoria è inapplicabile, in ragione della insanabilità della inosservanza.

Regime transitorio e coordinamento normativo
E’ previsto (art.7, comma 1, DM 9 luglio 2008), in via transitoria, che fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 - fino al 16 gennaio 2009 - i datori di lavoro possono adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro, mediante la corretta e regolare tenuta del libro paga, nelle sue sezioni paga e presenze o del registro dei lavoranti e del libretto personale di controllo per i lavoranti a domicilio, preventivamente vidimati e debitamente compilati e aggiornati.
Conseguentemente, le sedi Inail sono tenute a vidimare i libri paga fino alla data sopra individuata (Nota Inail del 02 settembre 2008, n. 6901).
Resta inteso che i documenti menzionati sono assoggettati agli obblighi di tenuta, compilazione ed esibizione di cui all'articolo 39 del Decreto Legge n. 112 del 2008 e, in caso di violazione, il regime sanzionatorio applicabile sarà solo quello contemplato dalla medesima disposizione normativa.
Il libro matricola e il registro d'impresa s'intendono immediatamente abrogati a far data dal 18 agosto 2008 (comma 3 articolo 7, DM 9/7/2008).
Va infine rilevato che molte disposizioni normative, soprattutto in campo fiscale e previdenziale, fanno riferimento agli aboliti libri di matricola e di paga (si pensi, a titolo di esempio, all'articolo 21 del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600). In tal senso (art. 7, comma 2, DM 9 luglio 2008) dalla data di entrata in vigore dello stesso decreto tutte le disposizioni normative ancora vigenti che fanno richiamo ai libri obbligatori di lavoro o ai libri di matricola e di paga, devono intendersi riferite al libro unico del lavoro, per quanto compatibile.
Si precisa che durante il periodo transitorio (dal 18 agosto 2008 al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008) i datori di lavoro che adempiono agli obblighi di istituzione e tenuta del Libro unico del lavoro attraverso la tenuta del libro paga, nelle due sezioni paga e presenze, possono continuare a tenere detto libro anche in forma manuale, nel rispetto delle nuove disposizioni intervenute in tema di tenuta, conservazione ed esibizione (Nota Inail del 19 settembre 2008, n. 7357).

Regime sanzionatorio

Obbligo di istituzione e tenuta
A seguito della introduzione della comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro, il libro unico del lavoro non soccorre più a esigenze di contrasto al lavoro sommerso, ma consente agli organi ispettivi l'analisi approfondita e specifica della regolarità di gestione dei rapporti di lavoro con riguardo ai profili retributivi, assicurativi, previdenziali e fiscali, agli aspetti sostanziali di inquadramento contrattuale e professionale, di corretto sviluppo dell'orario di lavoro e dei tempi di riposo, della fruizione di ferie e permessi, della esatta valorizzazione e gestione delle assenze tutelate (Circolare n. 20 del 21 agosto 2008).
In merito alla violazione dell'obbligo di tenuta la condotta sanzionabile riguarda esclusivamente le irregolarità riscontrate riguardo alla adozione di una delle modalità di cui all’articolo 1 del decreto ministeriale 9 luglio 2008.
La sanzione pecuniaria amministrativa per la violazione dell'obbligo di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro è ora stabilita dall'articolo 39, comma 6, del D.L. n. 112/2008 nell'importo da 500 a 2.500 euro.
La condotta illecita specificamente sanzionata riguarda le ipotesi in cui il datore di lavoro:
- sia sprovvisto del libro unico del lavoro;
- utilizzi un libro unico del lavoro senza rispettare uno dei sistemi di tenuta previsti (art.1 DM 9 luglio 2008).
E’ inoltre applicabile la diffida obbligatoria (art.13 D.Lgs n. 124 del 23 aprile 2004), trattandosi di inosservanza sanabile, perché materialmente realizzabile (Circolare Ministeriale del 23 marzo 2006, n. 9).
Il datore di lavoro che ottemperi si troverà ammesso a pagare la sanzione minima pari a euro 500.

Obblighi di registrazioni
Il datore di lavoro non può essere punito per gli errori di carattere meramente materiale e formale e per le omesse registrazioni che non incidono sui trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali (Circolare n. 20 del 21 agosto 2008).
Sono oggetto di sanzione le omesse e le infedeli registrazioni che direttamente comportano un disvalore ai fini retributivi, previdenziali (contributivi e assicurativi) o fiscali relativamente al singolo rapporto di lavoro, ovvero un occultamento ai fini legali: si tratta di due distinte ipotesi di violazione, una di tipo omissivo (i dati non sono stati registrati), una di tipo commissivo (i dati sono registrati in modo non corrispondente al vero).
A integrare la condotta concorre l'omissione o l'infedeltà nella registrazione di uno qualsiasi dei dati che incida direttamnte sugli aspetti legati alla retribuzione o al trattamento fiscale o previdenziale del rapporto di lavoro, senza che la violazione possa ritenersi realizzata per ciascun dato omesso o infedelmente trascritto.
Non sono condotte punibili le ipotesi in cui, per incertezze interpretative su modifiche legislative, amministrative o contrattuali ovvero per ritardi nella diffusione del testo di un rinnovo contrattuale o ancora per la difficoltà di individuare correttamente la natura delle prestazioni di lavoro rese (ad esempio con riguardo agli straordinari giornalieri e settimanali), il datore di lavoro non abbia aggiornato i dati retributivi nel mese di decorrenza o di riferimento.
La sanzione pecuniaria amministrativa si distingue in base alla gravità della condotta, sulla scorta del numero dei lavoratori interessati dalle omesse o infedeli registrazioni sostanziali (art.39, comma 7, DL 112/2008):
- fino a dieci lavoratori l'importo della sanzione va da 150 a 1.500 euro;
- da undici lavoratori in su la sanzione va da 500 a 3.000 euro.
Ai fini del calcolo dei lavoratori (art.5, comma 2, DM 9 luglio 2008) si devono computare:
- i lavoratori subordinati, a prescindere dall'effettivo orario di lavoro svolto;
- i collaboratori coordinati e continuativi;
- gli associati in partecipazione con apporto lavorativo.
iscritti sul libro unico del lavoro e risultino ancora in forza al momento della commissione dell'illecito, nonché:

- i lavoratori occupati "in nero" nel periodo di riferimento, il cui rapporto di lavoro sia riconducibile ad una delle tipologie contrattuali iscrivibili nel libro unico del lavoro.

La diffida obbligatoria è applicabile nei casi di omissione, trattandosi di inosservanza sanabile, in quanto le registrazioni omesse sono materialmente realizzabili (il datore di lavoro che ottempera è ammesso a pagare la sanzione minima pari a euro 150, fino a dieci lavoratori e a euro 500, se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori).
Non così nei casi di infedele registrazione, trattandosi di condotta di tipo commissivo.

Limiti temporali
Le scritturazioni obbligatorie sul libro unico del lavoro (art.39, comma 1, 2 e 3, Decreto Legge n. 112 del 2008) devono avvenire "per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo".
Si ritengono non tardive, e quindi non sanzionabili, le scritturazioni effettuate con riferimento al termine di versamento mensile, in tutti i casi in cui lo stesso sia proposto per la particolare ricorrenza del giorno di scadenza (Circolare n. 20 del 21 agosto 2008).
E’ in ogni caso fatta salva la facoltà, per le aziende che hanno in uso una retribuzione "sfasata", di seguitare a valorizzare le presenze nel mese successivo, evitando qualsiasi complicazione: la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può avvenire, infatti, con un differimento non superiore ad un mese, a condizione che di ciò sia data precisa annotazione sul libro unico del lavoro. Al riguardo, si precisa, tuttavia, che possono essere oggetto di registrazione differita i soli dati variabili retributivi, permanendo l'obbligo di annotare sul libro unico del lavoro - per ciascun periodo entro il giorno 16 del mese successivo - le presenze del periodo di riferimento.
La sanzione pecuniaria amministrativa (art.39, comma 7, D.L. n. 112 del 2008) è differenziata in ragione della gravità della condotta, in base al numero dei lavoratori interessati:
- fino a dieci lavoratori l'importo della sanzione va da 100 a 600 euro;
- da undici lavoratori in su la sanzione va da 150 a 1.500 euro.
La diffida obbligatoria è applicabile in tutti i casi di tardiva registrazione, nella forma della cd. "diffida ora per allora", trattandosi di inosservanza sanabile, poiché le registrazioni, seppure in ritardo, sono state materialmente effettuate e l'interesse previsto dalla norma è stato recuperato (il datore di lavoro è ammesso a pagare la sanzione pecuniaria minima pari a euro 100, fino a dieci lavoratori, e a euro 150, se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori).
Ai fini del calcolo dei lavoratori (art.5, comma 2, DM 9 luglio 2008) si devono computare:
- i lavoratori subordinati, a prescindere dall'effettivo orario di lavoro svolto;
- i collaboratori coordinati e continuativi
- gli associati in partecipazione con apporto lavorativo
iscritti sul libro unico del lavoro e risultino ancora in forza al momento della commissione dell'illecito, nonché:
- i lavoratori occupati "in nero" nel periodo di riferimento, il cui rapporto di lavoro sia riconducibile ad una delle tipologie contrattuali iscrivibili nel libro unico del lavoro (Circolare n. 20 del 21 agosto 2008).

Obbligo di esibizione
Gli ispettori all'atto dell'accesso ispettivo in azienda, o in una delle sedi della azienda, dovranno richiedere l'esibizione del libro unico aggiornato fino al mese precedente (se l'ispezione avviene dopo il 16 del mese) ovvero fino a due mesi precedenti (se l'ispezione avviene prima del 16 del mese) nonché verificare la corretta instaurazione dei rapporti di lavoro dei lavoratori presenti in azienda all'atto dell'accesso ispettivo, mediante l'esame delle comunicazioni obbligatorie preventive di instaurazione.
L'obbligo di esibizione grava sia sul datore di lavoro che sul consulente del lavoro o su uno dei professionisti parimenti autorizzati, ovvero sul servizio o centro di assistenza della associazione di categoria (Circolare n. 20 del 21 agosto 2008):

- il datore di lavoro
Il datore di lavoro soggetto all'obbligo di istituzione del libro unico del lavoro, che lo detenga nella sede legale, è altresì obbligato alla "esibizione agli organi di vigilanza" (art.39, comma 6, D.L. n. 112 del 2008).
Il libro unico del lavoro deve essere esibito tempestivamente dal datore di lavoro agli organi di vigilanza nel luogo in cui si esegue il lavoro, solo quando si tratta di sede stabile di lavoro, prevedendo che l'esibizione possa avvenire anche a mezzo fax o posta elettronica (art.3, comma 2, DM 9 luglio 2008).
Al fine di individuare la sede stabile (in merito, chiaramente, alle solo aziende multilocalizzate) si applica il criterio definitorio di cui all'art.5, comma 1, del DM 9 luglio 2008, in base al quale deve considerarsi "sede stabile di lavoro" soltanto quella articolazione autonoma della impresa, stabilmente organizzata, che si presenta idonea ad espletare, in tutto o in parte, l'attività aziendale e risulta dotata degli strumenti necessari, anche con riguardo alla presenza di uffici amministrativi.
Nell’ipotesi in cui l’ispezione del lavoro riguardi attività mobili o itineranti, le cui procedure operative comportino lo svolgimento delle prestazioni lavorative presso più luoghi di lavoro nell'ambito della stessa giornata o sono caratterizzate dalla mobilità dei lavoratori sul territorio, il personale ispettivo procederà a formulare espressamente la richiesta di esibizione del libro unico del lavoro, in apposito "verbale di primo accesso ispettivo" che diviene prassi necessaria e indispensabile per qualsiasi funzionario accertatore, a garanzia del corretto andamento del procedimento ispettivo.
La sanzione pecuniaria amministrativa (articolo 39, comma 6, DL n. 112 del 2008), è fissata nell'importo da 200 a 2.000 euro. L'inosservanza non è ammessa alla procedura di diffida obbligatoria, trattandosi di condotta commissiva, materialmente insanabile.

- il consulente del lavoro
E’ confermata la facoltà per il datore di lavoro di affidare la tenuta del libro unico direttamente al consulente del lavoro o ad uno degli altri professionisti (art.1 comma 1, Legge n. 12/1979), ribadendo l'onere per il datore di lavoro di comunicare preventivamente alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio il nome, le generalità e l'indirizzo del professionista cui ha conferito l'incarico di tenuta e cura del libro unico del lavoro (e dell'altra documentazione di lavoro) (art.40, comma 1 D.L. n. 112/2008).
Il consulente del lavoro e gli altri professionisti sono sanzionabili per non aver esibito e portato in visione il libro unico del lavoro, conservato e tenuto presso il proprio studio, solo qualora sia decorsi 15 giorni dalla richiesta espressamente formulata nel "verbale di primo accesso ispettivo" (art.3, comma 3, D.M. 9 luglio 2008), senza opporre un "giustificato motivo" ostativo o impeditivo.
In caso di prima violazione il professionista che non ottempera all'ordine di esibizione impartito dall'organo di vigilanza va incontro alla sanzione pecuniaria amministrativa da 100 a 1.000 euro (la diffida obbligatoria non trova applicazione, in quanto trattasi di condotta commissiva).
Peraltro, nel caso in cui il professionista risulti recidivo (art.8 bis, Legge n. 689/1981), ferma restando l'irrogazione della sanzione pecuniaria amministrativa, il funzionario accertatore che contesta la violazione deve darne tempestivamente comunicazione al Consiglio provinciale dell'Ordine professionale di appartenenza del trasgressore, per l'adozione di eventuali provvedimenti disciplinari.

- le associazioni di categoria
I servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa, possono tenere presso i loro uffici il libro unico del lavoro.
Si ritiene che anche per l'affidamento del libro ai servizi e ai centri di assistenza delle associazioni di categoria, i datori di lavoro interessati devono provvedere alla preventiva comunicazione scritta alla Direzione provinciale del lavoro territorialmente competente, con riferimento alle generalità del soggetto al quale è stato affidato l'incarico, nonché al luogo dove il libro unico è materialmente reperibile.
Sul piano sanzionatorio, il legislatore prevede una sanzione pecuniaria amministrativa differenziata in base alla gravità della condotta tenuta.
A fronte di una prima e isolata inosservanza, sempreché siano decorsi 15 giorni dalla richiesta espressamente formulata nel "verbale di primo accesso ispettivo" (art. 3, comma 3, DM 9 luglio 2008), e non sia stato apposto un "giustificato motivo" ostativo o impeditivo, le associazioni di categoria sono tenute alla sanzione da 250 a 2.000 euro. In caso di recidiva nella violazione dell'obbligo di esibizione la sanzione pecuniaria va da 500 a 3.000 euro. La diffida obbligatoria non può applicarsi, trattandosi di condotta commissiva.

Accertamenti ispettivi e procedura sanzionatoria
Sono competenti a constatare e contestare gli illeciti amministrativi relativi agli obblighi di istituzione, tenuta, registrazione, esibizione e conservazione del libro unico del lavoro, nonché alla conseguente irrogazione delle sanzioni pecuniarie amministrative previste, tutti gli organi di vigilanza che effettuano accertamenti in materia di lavoro e previdenza (articolo 39 D.L. n. 112/2008).
Il libro unico del lavoro può pertanto essere verificato dagli ispettori delle Direzioni provinciali e regionali del lavoro, degli Ispettori regionali del lavoro della Sicilia e dei servizi ispettivi delle Province Autonome di Trento e Bolzano, ma anche dai funzionari ispettivi degli Istituti ed Enti previdenziali ed assicurativi.
Peraltro, in caso di mancata estinzione delle violazioni mediante pagamento delle sanzioni in misura ridotta l'autorità competente a ricevere il rapporto è la Direzione provinciale del lavoro territorialmente competente.

Le norme abrogate
Il libro matricola ed il registro d'impresa s'intendono immediatamente abrogati pertanto non è più obbligatorio l’aggiornamento dei libri esistenti, né la costituzione di nuovi in casi di avvio di nuove attività (Principio Fondazione studi CDL del 21 novembre 2008, n. 15, punto 19).
Dal 25 giugno 2008 devono intendersi abrogate le seguenti disposizioni relative ad adempimenti, registrazioni, formalizzazioni relative al rapporto di lavoro:
a) l'articolo 134 del regio decreto 28 agosto 1924, n. 1422 - obbligo di istituzione di libro paga e matricola;
b) l'articolo 7 della legge 9 novembre 1955, n. 1122 - obbligo di tenuta libro paga e matricola per i datori di lavoro di giornalisti professionisti assicurati presso INPGI;
c) gli articoli 39 e 41 del decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 1955, n. 797 - registrazioni su libri paga e matricola di una serie di dati;
d) il decreto del Presidente della Repubblica 24 settembre 1963, n. 2053 - norme di riordino relative ai lavoratori dello spettacolo;
e) gli articoli 20, 21, 25 e 26 del decreto del Presidente della Repubblica 30 giugno 1965, n. 1124 - modalità di tenuta dei libri obbligatori del lavoro;
f) l'articolo 42 della legge 30 aprile 1969, n. 153 - obblighi temporali di tenuta dei libri paga e matricola;
g) la legge 8 gennaio 1979, n. 8 - obblighi relativi all’impiego di personale tecnico e artistico nel settore dello spettacolo;
h) il decreto del Presidente della Repubblica 21 gennaio 1981, n.179 - norme su collocamento dello spettacolo ;
i) l'articolo 9-quater del decreto-legge 1° ottobre 1996, n. 510, convertito con modificazioni nella legge 28 novembre 1996, n. 608 - obblighi circa il registro d’impresa agricolo;
j) il comma 1178 dell'articolo 1 della legge 27 dicembre 2006, n. 296 - obblighi, modalità e sanzioni di tenuta libri paga e matricola (scompare la maxi sanzione sull’omessa istituzione del libro matricola dal 4000 a 12000 euro);
k) il decreto ministeriale 30 ottobre 2002 - modalità di tenuta del libro matricola su supporti magnetici;
l) la legge 17 ottobre 2007, n. 188 - modalità di presentazione delle dimissioni volontarie;
Dal 18 agosto 2008 ogni norma che faccia riferimento ai “vecchi” libri obbligatori di lavoro o ai libri di matricola e di paga, deve essere riferita al libro unico del lavoro, per quanto compatibile.

per ulteriori informazioni info@studiogennai.com oppure fax 0587/949935

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