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giovedì 22 gennaio 2009

Libro Unico Lavoro (1 parte) in vigore dal 16/01/2009

Dal 16/01/2009 è entrato in vigore il Libro Unico del Lavoro, se ne spiegano le finalità e modalità operative. Data la complessità della materia le esposizioni vengono trattate in 3 parte che verranno pubblicate a breve

Libro unico del lavoro (1 parte)

Nozione

Il Libro unico del lavoro nasce da una esigenza di semplificazione in materia di tenuta dei documenti di lavoro. A tale fine sono stati soppressi i libri paga e matricola ed è stato istituito detto Libro unico costruito sulla base di due elementi:
- le presenze del lavoratore;
- lo sviluppo del trattamento retributivo.

Il Libro unico del lavoro equivale, infatti, al cedolino paga tenuto con i sistemi attualmente previsti, integrato, sugli stessi sistemi, con il dettaglio delle presenze del lavoratore. Esso assolve alla duplice funzione di documentare ad ogni lavoratore lo stato del proprio rapporto di lavoro ed agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell'impresa (Nota Inail del 10 settembre 2008, n. 7095).

Entrata in vigore
A seguito della eliminazione dei libri paga e matricola e di altri libri obbligatori e della loro sostituzione, a far data dal 18 agosto 2008, è operativo il libro unico del lavoro (articoli 39 e 40 del Decreto Legge 25 giugno 2008, n. 112 e D.M. 9 luglio 2008) in particolare (Principio Fondazione studi CDL del 21 novembre 2008, n. 15 punto 18):
- fino al 17 agosto 2008 i datori di lavoro erano tenuti ad istituire e tenere gli ordinari libri matricola, paga, registro autotrasporto eccetera, con le “vecchie” modalità;
- tra il 18 agosto 2008 e il 31 dicembre 2008 (periodo transitorio), i datori di lavoro che non adottano il libro unico possono continuare a tenere il solo libro paga tradizionale costituito dal cedolino e dal registro delle presenze nelle modalità legittimate dalla norma previgente (cartaceo, badge, cartellini eccetera). Il libro matricola a partire dal 18 agosto non viene più vidimato dall’Inail e dalla stessa data non ricorre più alcun obbligo di tenuta;
- a partire dal 1° gennaio 2009, tutti i datori di lavoro sono tenuti ad istituire e tenere il libro unico del lavoro con le modalità sopra descritte. Per le aziende in essere che gestiscono autonomamente il i prospetti paga, si ritiene sia sufficiente adeguare la stampa dei documenti con le modalità previste dalle nuove disposizioni senza procedere ad alcuna formale comunicazione agli Enti. Diversamente, nel caso di datore di lavoro che abbia affidato la tenuta del libro al professionista, (circolare n. 20/2008) è previsto che quest’ultimo comunichi all’Inail - entro il 16 gennaio 2009 - l’elenco delle aziende assistite.

I soggetti obbligati
Sono obbligati alla istituzione e alla tenuta del nuovo libro obbligatorio i datori di lavoro privati di qualsiasi settore, compresi i datori di lavoro agricoli, quelli dello spettacolo, quelli dell'autotrasporto e quelli marittimi, con la sola eccezione dei datori di lavoro domestico (Circolare n. 20 del 21 agosto 2008).

Nel libro unico del lavoro dovranno essere indicati i dati relativi:
- ai lavoratori subordinati;
- ai lavoratori subordinati occupati presso sedi operative situate all'estero;
- ai lavoratori in missione nell'ambito di un contratto di somministrazione di lavoro;
- ai lavoratori distaccati;
- ai collaboratori coordinati e continuativi, indipendentemente dalla modalità organizzativa (con o senza progetto);
- agli associati in partecipazione con apporto lavorativo (anche se misto, capitale e lavoro).

Sono altresì obbligate a istituire il libro unico le società, anche cooperative, per i soci solo nel momento in cui gli stessi instaurano uno specifico rapporto di lavoro subordinato o di collaborazione coordinata e continuativa, nonché per i propri dipendenti, collaboratori e associati in partecipazione con apporto di lavoro, alla medesima stregua della generalità dei datori di lavoro.

Soggetti esclusi
Non sono più oggetto di registrazione, invece, i dati riguardanti (Circolare n. 20 del 21 agosto 2008):

- i collaboratoti e i coadiuvanti delle imprese familiari;
- i coadiuvati delle imprese commerciali;
- i soci lavoratori di attività commerciale e di imprese in forma societaria.

Non sono obbligati, pertanto, alla tenuta del libro unico del lavoro:

- le società cooperative di produzione e lavoro ed ogni altro tipo di società, anche di fatto, per il lavoro manuale e non manuale (quando sovrintendono al lavoro altrui) dei rispettivi soci;
- l'impresa familiare per il lavoro, con o senza retribuzione, del coniuge, dei figli e degli altri parenti e affini, che nell'impresa prestino attività manuale o non manuale (salvo che non siano dipendenti, collaboratori coordinati o associati in partecipazione con apporto lavorativo);
- i titolari di aziende individuali artigiane che non occupano lavoratori dipendenti, collaboratori coordinati o associati in partecipazione, ma operino con solo del titolare o avvalendosi esclusivamente di soci o familiari coadiuvanti;
- le società (di persone e di capitali) e le ditte individuali del commercio (terziario) che non occupino dipendenti, collaboratori coordinati e continuativi a progetto, associati in partecipazione o simili, ma operino solo col lavoro del titolare o dei soci lavoratori;
- le pubbliche amministrazioni, le quali provvedono alle prescritte registrazioni mediante i fogli o cedolini o ruoli di paga, elaborati individualmente per ciascun dipendente pubblico.

Obbligo di istituzione e tenuta
Il libro unico del lavoro ha la funzione di documentare a ogni singolo lavoratore lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro e agli organi di vigilanza lo stato occupazionale della impresa (Circolare n. 20 del 21 agosto 2008).

Il datore di lavoro deve istituire e tenere un solo ed unico libro, anche in presenza di più posizioni assicurative e previdenziali in ambito aziendale o di più sedi di lavoro, sebbene stabili ed organizzate.
Il Libro unico del lavoro non può essere tenuto in forma manuale (Nota Inail del 10 settembre 2008, n. 7095).
La tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro può essere effettuata soltanto mediante la utilizzazione di uno dei seguenti sistemi (art.1 DM 9 luglio 2008):

- a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l'INAIL o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall'INAIL, in sede di stampa del modulo continuo;

- a stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell'INAIL, alla stampa e generazione della numerazione automatica;

- su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità, in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche vigenti (art.71 D.Lgs n. 82 del 7 marzo 2005). Tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla DPL competente per territorio, prima della messa in uso, indicando dettagliatamente le caratteristiche tecniche del sistema adottato.

I documenti informatici che compongono il libro unico del lavoro:

- devono avere la forma di documenti statici non modificabili
- devono essere emessi, per garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica.
- possono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, a condizione che sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di paga
- devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni degli archivi informatici in relazione al cognome e nome e al codice fiscale del lavoratore, alla data e alle associazioni logiche di tali dati.

Il libro unico su supporti magnetici deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico (formato "pdf"), in caso di verifiche, controlli o ispezioni.

Indipendentemente dal diverso sistema adottato, resta fermo l'obbligo, in fase di stampa (Nota Inail del 10 settembre 2008, n. 7095):

- attribuire a ciascun foglio che compone il libro unico del lavoro una numerazione sequenziale;
- conservare eventuali fogli deteriorati o annullati;
- istituire un documento unitario. Non è infatti possibile istituire sezioni distinte del libro unico del lavoro, il quale dovrà essere costituito da un documento unitario, quanto a vidimazione, numerazione, registrazioni, tenuta e conservazione.

E’, tuttavia, corretta, e quindi non sanzionabile, all'interno del libro unico del lavoro regolarmente istituito, l'eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze, mantenendo ovviamente una numerazione sequenziale.
Al fine di semplificare la registrazione, i dati del calendario delle presenze potranno essere esposti sul libro unico del lavoro anche con modalità analoghe a quelle in atto con riferimento alla sezione presenze dell'abrogato libro paga, secondo l'organizzazione della singola azienda o del soggetto cui è affidata la elaborazione e la tenuta del libro stesso, ferma restando l'unicità documentale del libro unico del lavoro.

Elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo
In tale ipotesi, il Libro unico del lavoro, prima di essere messo in uso, deve essere numerato in ogni pagina e vidimato presso una qualsiasi Sede dell'Istituto dai funzionari a ciò incaricati (Nota Inail del 10 settembre 2008, n. 7095).
Nel caso in cui l’elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo con numerazione e vidimazione effettuata, sia effettuata dai soggetti autorizzati dall’Inail (datori di lavoro, consulenti del lavoro, professionisti e gli altri soggetti abilitati) è necessario che tali utenti presentare all'Inail una richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa tipografica del tracciato dei moduli da utilizzare.
La richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa tipografica dei moduli può essere presentata presso una qualsiasi Sede dell'Istituto
Dal 16 gennaio 2009, la vidimazione del Libro unico del lavoro va registrata in procedura Gestione Rapporto assicurativo (GRA) esclusivamente con riferimento al "Codice Cliente" e non più alla Posizione Assicurativa Territoriale (PAT),

Stampa laser
Al riguardo, gli Utenti debbono presentare ad una qualsiasi Sede Inail una iniziale richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser del Libro unico del lavoro (Nota Inail del 10 settembre 2008, n. 7095).
L'autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser del Libro unico del lavoro riguarda il Libro nel suo complesso, anche in caso di eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze.
Tutti i soggetti autorizzati alla vidimazione in fase di stampa laser sono tenuti al rispetto delle seguenti condizioni:

- la stampa del tracciato deve essere conforme al fac-simile autorizzato
- il programma di elaborazione deve prevedere la data e l'ora di stampa di ogni foglio
- su ogni foglio devono, inoltre, essere riportati il numero progressivo della pagina, il numero di autorizzazione attribuito, la data di autorizzazione e il codice della Sede Inail che ha rilasciato l'autorizzazione.

Rispetto ai previgenti adempimenti viene meno l'obbligo di produrre il prospetto riepilogativo mensile delle retribuzioni, nonché l'obbligo di inoltrare alla Sede Inail, entro il 31 marzo dell'anno successivo a quello di riferimento, detto prospetto riepilogativo.

Supporti magnetici e sistemi di elaborazione automatica dei dati
Il Libro unico del lavoro può essere tenuto con modalità informatiche e precisamente (Nota Inail del 10 settembre 2008, n. 7095):

- su supporti magnetici, a condizione che ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate. Il documento informatico deve avere la forma di documento statico non modificabile e deve essere emesso, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale;

- con sistemi di elaborazione automatica dei dati che garantiscano la consultabilità dei dati in ogni momento, l'inalterabilità e l'integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche stabilite dal Codice dell'Amministrazione digitale;
Unico adempimento per i soggetti che si avvalgono di questa modalità di tenuta è l'inoltro di un'apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con l'indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.

per maggiori informazioni info@studiogennai.com oppure fax 0587/949935

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